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Ce règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association Comité de Jumelage de Louveciennes (CJL) sise à la mairie de Louveciennes.

ADHÉSION (complète l’article 6 des statuts)

Les personnes désirant adhérer doivent remplir et signer le bulletin d’adhésion de l’association et l’adresser au trésorier.

Les statuts et le règlement intérieur à jour sont à la disposition de chaque nouvel adhérent et sont consultables sur le site internet de l’association. L’adhésion est obligatoire pour participer aux activités du CJL.

COTISATION (complète l’article 6 des statuts)

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par le conseil d’administration. Il existe un tarif individuel et un tarif famille (couple + enfants mineurs). Elle est exigible dès le début de l'exercice. Le versement de la cotisation doit être effectué par chèque à l’ordre de « Comité de jumelage de Louveciennes ». Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de la cotisation en cours d’année en cas de démission ou d’exclusion. RADIATION (complète l’article 7 des statuts) Un membre adhérent peut-être radié pour les motifs suivants :

ü      matériel détérioré volontairement ; ü      comportement dangereux ; ü      propos désobligeants répétés envers les autres membres ; ü      non-respect des statuts et du règlement intérieur ;

Un membre du Conseil d’administration peut-être radié pour absence répétée non justifiée aux réunions ; L’intéressé est informé par lettre recommandée qu’une procédure d’exclusion est engagée à son encontre. La lettre comportera les motifs de la radiation et proposera à l’intéressé d’apporter pour sa défense des explications devant le conseil d’administration en se faisant assister d’une personne de son choix. La décision définitive n’est prise par le conseil d’administration qu’après avoir entendu les explications de l’intéressé. Sans réponse de l’intéressé dans le mois qui suit l’envoi de la première lettre, une deuxième lettre recommandée lui sera adressée l’informant de sa radiation définitive. Enfin, un membre adhérent n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 36 mois à compter de la date d’exigibilité sera radié d’office.

DÉMISSION (complète l’article 7 des statuts) Une démission doit être présentée par lettre ou courrier électronique au président. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE (complète l’article 8 des statuts)

Convocation :

L'assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par an, dans les trois mois qui suivent la clôture de l'exercice.

Les membres adhérents sont convoqués, par lettre ou courrier électronique, par les soins du président, 15 jours au moins avant la date de réunion fixée. L'ordre du jour, établi par le conseil d'administration, doit être indiqué sur les convocations.

Prise de décisions : Chaque membre à jour de sa cotisation présent à l'assemblée générale ordinaire dispose d'une voix, quelle que soit sa qualité, à l'exclusion des membres d’honneur qui participent avec voix consultative. Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de son choix muni d'un pouvoir écrit. Toutefois, aucun membre ne peut recevoir plus de deux pouvoirs. Si les deux conjoints sont présents, ils votent séparément. Si un seul des conjoints est présent, il ne peut représenter l’autre que s’il est muni d’un pouvoir écrit, ceci toujours dans la limite de 2 pouvoirs. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Les votes de l'assemblée se font à main levée ; toutefois, le vote pourra se faire à bulletin secret.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE (complète l’article 9 des statuts)

Convocation : Les membres adhérents sont convoqués par lettre ou courrier électronique par les soins du président ou à la demande au moins du quart des adhérents à jour de leur cotisation, 15 jours au moins avant la date de réunion fixée. L'ordre du jour, établi par le conseil d'administration, doit être indiqué sur les convocations. Prise de décisions : L'assemblée générale, réunie en session extraordinaire, ne délibère valablement que si le quart des membres est présent ou représenté. Si le quorum n'est pas atteint lors de la 1ére réunion, une deuxième convocation est adressée aux adhérents au moins 10 jours à l'avance et l'assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de présents ou représentés. Chaque membre à jour de sa cotisation présent à l'assemblée générale extraordinaire dispose d'une voix, quelle que soit sa qualité, à l'exclusion des membres d’honneur qui participent avec voix consultative. Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de son choix muni d'un pouvoir écrit. Toutefois, aucun membre ne peut recevoir plus de deux pouvoirs. Si les deux conjoints sont présents, ils votent séparément. Si un seul des conjoints est présent, il ne peut représenter l’autre que s’il est muni d’un pouvoir écrit, ceci toujours dans la limite de 2 pouvoirs. Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés et exclusivement sur les questions inscrites à l'ordre du jour.

DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION (complète l’article 9 des statuts)

Pour procéder à la dissolution de l'association et à la dévolution de ses biens, l'assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l'association et dont elle déterminera les pouvoirs. L'actif de l'association dissoute sera attribué à une association déclarée ayant un objet similaire ou à un établissement public ou privé reconnu d'utilité publique de son choix.

CONSEIL D'ADMINISTRATION (complète l’article 10 des statuts)

Fonctions et pouvoirs : Sous réserve des pouvoirs réservés statutairement aux assemblées générales, le conseil d’administration :

ü définit la politique et les orientations générales de l'association ; ü arrête les grandes lignes d'actions, de communication et de relations publiques ; ü décide des engagements de dépenses ; ü fixe le montant de la cotisation annuelle ; ü nomme et révoque les membres du bureau ; ü autorise les actes et engagements dépassant le cadre des pouvoirs propres du président...

 

Convocation : Le conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an et chaque fois qu'il est convoqué par son président, ou à la demande du tiers de ses membres. L'ordre du jour de la séance du conseil d’administration et le projet de procès-verbal de la séance précédente sont adressés aux administrateurs au moins 15 jours avant ladite séance. Décisions : La présence effective du tiers au moins des membres du conseil d'administration est nécessaire pour la validité de ses délibérations. Si ce quorum n'est pas atteint, la tenue du conseil est ipso facto reportée de deux mois au plus. Il pourra alors valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents. Ses décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d'égalité de votes, la voix du président est prépondérante. Les votes du conseil d’administration se font à main levée ; toutefois, le vote pourra se faire à bulletin secret. Remplacement d'un membre du conseil d’administration : Dans l’attente de la ratification par l'assemblée générale de la nomination d'un nouveau membre coopté par le conseil d'administration, les délibérations et actes accomplis par le conseil d'administration depuis Ia nomination provisoire n'en demeurent pas moins valables.

BUREAU (complète l’article 11 des statuts)

Le président

Le président convoque, par l’intermédiaire du secrétaire général, les assemblées générales, les réunions du conseil d’administration et les réunions du bureau. Il préside les travaux du conseil d’administration et du bureau. Il veille à la bonne circulation de l'information. Il vérifie annuellement que l’association est suffisamment garantie pour toutes ses activités et tous ses membres.

Le secrétaire général

Il rédige les procès-verbaux des assemblées générales et des séances du conseil d’administration et en assure la transcription après leur approbation. Les procès-verbaux des séances sont, signés par le président et le secrétaire général. Il tient le registre spécial et assure l'exécution des formalités administratives prescrites.

Le trésorier

Il a délégation de fait pour faire fonctionner le compte bancaire et gérer les avoirs financiers comme le président. Il tient les comptes de l'association et présente chaque année à l’approbation de l’assemblée générale un rapport financier et les comptes de l'exercice écoulé. Il lui présente, pour information, le budget prévisionnel de l'exercice suivant.

ENGAGEMENT ET REMBOURSEMENT DES DEPENSES


Tous les engagements de dépenses dépassant un montant fixé annuellement par le conseil d'administration, sont soumis à l'accord de ce dernier.
Les pièces justificatives des débours (factures, pièces de caisse, notes de frais…) doivent être visées par le vice-président responsable ou le président. Celles correspondant aux frais engagés par le président sont visées par un vice-président ; celles correspondant aux frais engagés par un vice-président sont visées par le président.

Les pièces justificatives ainsi signées sont remises au trésorier.

Les chèques et autres pièces bancaires sont signés par le président ou le trésorier.

RÈGLEMENT INTERIEUR (complète l’article 14 des statuts)

Le règlement intérieur peut-être modifié par le Conseil d’Administration sur proposition du bureau.

PÉRIODE DE L’EXERCICE L’exercice commence au 1er janvier de chaque année. CONTACTS ENTRE L’ASSOCIATION ET LES VILLES JUMELEES

Dans le cadre des activités de l’association, les contacts avec les villes jumelées ne peuvent se faire qu’au travers des vice-présidents, à charge pour ces derniers d’en tenir informé le président. Toutefois dans le cadre de relations personnelles, des contacts directs entre les membres de l’association et les membres des villes jumelées sont possibles.

 

INTERNET / CNIL

En tant qu’adhérent, des informations personnelles (nom, prénom, photos..) liées aux activités du CJL sont susceptibles d’être diffusées sur le site internet du CJL. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les adhérents bénéficient d'un droit de rectification aux informations qui les concernent en s’adressant au président ou au secrétaire général. Voir aussi les mentions légales sur le site internet.  Règlement adopté par la séance du Conseil d'administration du 19 juin 2007.

Louveciennes, le 20 juin 2007

JM Saunier

Guy Thirion

Président

Secrétaire général